Die Umstandsmeldung in der D&O-Versicherung. Bedeutung, Mehrwerte und praktische Hinweise für Unternehmen und Organe.

Die D&O-Versicherung („Directors and Officers Liability“) schützt Organmitglieder – also bspw. Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsräte – vor den finanziellen Folgen von Pflichtverletzungen im Rahmen ihrer Organ- oder Leitungsfunktion.
Ein wesentlicher Aspekt dieser Versicherungsform ist das sogenannte Claims-made-Prinzip: Versichert sind grundsätzlich nur solche Ansprüche, die erstmals während der Vertragslaufzeit gegenüber dem Versicherten geltend gemacht werden. 

In der Praxis entsteht daraus häufig ein Problem: Zwischen einer möglichen Pflichtverletzung und einer tatsächlichen Inanspruchnahme können oft Monate oder sogar Jahre liegen. Hier greift die Umstandsmeldung (auch „Notice of Circumstance“ oder kurz „NoC“ genannt). Sie ist ein zentrales Instrument, um den Versicherungsschutz zu sichern, wenn sich bereits konkrete Anhaltspunkte für eine mögliche Inanspruchnahme abzeichnen, aber noch kein Anspruch erhoben wurde. 

Die Umstandsmeldung ermöglicht es, einen späteren Schadenfall auf den Zeitpunkt der Meldung zurückzubeziehen – und somit die zu diesem Zeitpunkt geltenden Versicherungsbedingungen, Deckungssummen und Konditionen zu sichern. 

Hintergrund und Zweck der Umstandsmeldung 

Die Umstandsmeldung ist vertraglich in den D&O-Versicherungsbedingungen verankert. Sie erlaubt es dem Versicherungsnehmer -oder der versicherten Person- dem Versicherer während der Vertragslaufzeit konkrete Umstände mitzuteilen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einer späteren Inanspruchnahme führen könnten. 

Rechtlich bewirkt die Meldung eine Rückwirkungsfiktion: Wird später tatsächlich ein Anspruch erhoben, gilt der Versicherungsfall als bereits zum Zeitpunkt der Umstandsmeldung eingetreten. Dadurch wird der zum Meldedatum vereinbarte Deckungsstand „eingefroren“ – unabhängig von etwaigen späteren Änderungen im Versicherungsschutz. 

Mehrwerte für Versicherungsnehmer und versicherte Personen 

1. Sicherung des bestehenden Versicherungsschutzes

Durch die Umstandsmeldung bleiben die aktuellen Vertragsbedingungen und Deckungssummen für den gemeldeten Sachverhalt bestehen. Das bedeutet, dass auch bei späteren Änderungen oder Einschränkungen der D&O-Police die ursprüngliche Absicherung gilt. 

2. Rechtssicherheit und Planbarkeit

Für Organmitglieder schafft die Umstandsmeldung Rechtssicherheit, da der Zeitpunkt der Meldung und die damit verbundenen Bedingungen maßgeblich bleiben. Damit können Verantwortliche proaktiv handeln und mögliche Haftungsrisiken frühzeitig begrenzen.

3. Erweiterter Schutz bei Nachmeldefristen

Je nach Bedingungswerk kann die Umstandsmeldung auch innerhalb einer Nachmeldefrist nach Vertragsende wirksam erfolgen. So kann der Schutz über die Laufzeit hinaus fortbestehen – insbesondere, wenn Pflichtverletzungen erst später erkannt werden.

Was bei einer Umstandsmeldung zu beachten ist 

Damit die Umstandsmeldung wirksam ist, müssen bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden. Diese ergeben sich aus den Versicherungsbedingungen, etwa den GDV-Musterbedingungen oder den individuellen AVB des jeweiligen Versicherers. 

1. Zeitpunkt der Meldung

Die Umstandsmeldung muss während der Vertragslaufzeit erfolgen. In einigen Policen ist auch eine Nachmeldefrist vorgesehen, innerhalb derer eine Anzeige möglich ist. Maßgeblich ist immer der Zugang der Meldung beim Versicherer. 

2. Form der Anzeige

Die Meldung muss in Textform erfolgen – in der Regel per E-Mail oder Brief. Entscheidend ist der Nachweis des rechtzeitigen Zugangs. 

3. Inhaltliche Anforderungen

Eine wirksame Umstandsmeldung muss folgende Informationen enthalten: 

• den Anlass der Anzeige,
• konkrete Angaben zu Art und Zeitpunkt der tatsächlichen oder möglichen Pflichtverletzung,
• die Art und Höhe des tatsächlichen oder möglichen Vermögensschadens.

Unzureichend sind pauschale oder unbestimmte Hinweise („es könnte ein Problem bestehen“). Der Sachverhalt muss so konkretisiert werden, dass ein Bezug zu einer möglichen Pflichtverletzung und zu einem Schadenrisiko hergestellt werden kann.

4. Rechtswirkung der Meldung

Wird der Versicherer später tatsächlich in Anspruch genommen, gilt der Versicherungsfall als zum Zeitpunkt der Umstandsmeldung eingetreten. Für den betreffenden Sachverhalt gelten also die Vertragsbedingungen und die Versicherungssumme, die zu diesem Zeitpunkt bestanden.

5. Nachmeldefristen und Sonderregelungen

Viele D&O-Bedingungen sehen Nachmeldefristen von z. B. 12 oder 36 Monaten vor. In dieser Zeit können Versicherte auch nach Vertragsende Umstände melden, die während der Vertragslaufzeit entstanden sind. In manchen Policen können diese Fristen gegen Zusatzprämie verlängert werden. 

6. Abgrenzung zu Obliegenheiten

Die Umstandsmeldung ist kein Muss, sondern ein Recht des Versicherungsnehmers. Sie begründet keine zusätzlichen Obliegenheiten, sollte aber im Interesse des Versicherungsnehmers rechtzeitig und sorgfältig ausgeübt werden, um den Deckungsanspruch zu sichern. 

Fazit 

Die Umstandsmeldung ist ein zentrales Instrument der D&O-Versicherung. Sie ermöglicht es, mögliche Schäden frühzeitig zu adressieren, Versicherungsschutz langfristig zu sichern und den aktuellen Bedingungsstand zu bewahren.

Für Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsräte bedeutet sie ein Mehr an Sicherheit und Planungsklarheit – vorausgesetzt, sie wird rechtzeitig, formgerecht und inhaltlich konkret vorgenommen. Hier unterstützen wir als Versicherungsmakler für Unternehmen. Strategisch und persönlich.